Les courriels de votre entreprise ont besoin de protection dans les deux sens

Pensez à tout ce qui passe par les courriels de votre entreprise chaque jour : soumissions, factures, rendez-vous, documents et instructions de paiement.

Les gens donnent suite à ces messages parce qu’ils font confiance à l’expéditeur. Les fraudeurs profitent de cette confiance. Un courriel convaincant peut pousser quelqu’un à partager un mot de passe, à ouvrir une pièce jointe dangereuse ou à envoyer de l’argent au mauvais compte. Le FBI décrit des cas réels où des messages frauduleux semblaient provenir de contacts professionnels connus. Lire les explications du FBI (en anglais).

C’est pourquoi la protection des courriels doit couvrir à la fois les messages que votre équipe reçoit et l’identité utilisée par votre entreprise pour les envoyer.

Protéger les messages qui entrent

Un employé reçoit une demande urgente qui semble venir d’un fournisseur. Un autre reçoit un avertissement lui demandant de se connecter avant que sa boîte courriel cesse de fonctionner.

Ces messages peuvent être convaincants. Des noms connus, des logos et des détails pertinents peuvent donner à un courriel frauduleux une apparence tout à fait habituelle. Le Centre canadien pour la cybersécurité explique que les messages malveillants peuvent sembler légitimes et inciter les gens à ouvrir des pièces jointes ou à suivre des liens. Conseils canadiens sur les courriels malveillants (en anglais).

Des filtres bien configurés peuvent réduire le nombre de messages dangereux qui arrivent jusqu’à votre équipe. Les employés doivent aussi savoir comment vérifier une demande douteuse et la signaler.

Lorsqu’on vous demande de modifier des renseignements de paiement, prenez l’habitude de vérifier auprès de la personne à un numéro de téléphone que vous connaissez déjà. Quelques minutes de vérification peuvent éviter une erreur coûteuse.

Protéger le nom auquel vos clients font confiance

Imaginez maintenant qu’un client reçoit une fausse demande de paiement qui semble provenir de votre entreprise.

Votre propre boîte courriel pourrait ne rien montrer d’inhabituel. C’est le client qui est visé, mais c’est le nom de votre entreprise qui rend la demande crédible.

Protéger votre identité d’expéditeur aide les systèmes de messagerie des destinataires à distinguer les messages autorisés des tentatives d’utilisation abusive du domaine de votre entreprise. La confiance de vos clients est aussi en jeu : la FTC souligne que l’usurpation de l’identité d’une entreprise peut nuire à cette confiance et entraîner une perte de clientèle. Conseils de la FTC sur l’usurpation d’identité par courriel (en anglais).

Faire le point avant qu’une fausse facture devienne un vrai problème

Pouvoir envoyer et recevoir des courriels ne vous dit pas si ces protections sont bien configurées.

Une vérification est particulièrement utile lorsque vous ajoutez un service de facturation, changez de fournisseur de messagerie ou adoptez un outil qui envoie des messages en votre nom. Votre protection doit tenir compte du fonctionnement réel de votre entreprise.

Comment VTIOX peut vous aider

Chez VTIOX, nous examinons les deux côtés de la protection de vos courriels.

Nous vérifions comment votre entreprise envoie ses courriels et comment les messages entrants sont traités. Nous expliquons les lacunes simplement, convenons des changements avec vous et testons des échanges représentatifs après les travaux pour tenir compte de vos communications légitimes tout au long de l’intervention.

Vous obtenez une explication claire des changements effectués, des points qui demandent encore de l’attention et des travaux supplémentaires recommandés, s’il y a lieu.

Aucune configuration ne peut arrêter toutes les fraudes. Les adresses ressemblantes, les comptes compromis et les demandes convaincantes exigent toujours de la vigilance. L’objectif est de réduire les risques évitables et de donner à votre entreprise une base plus solide.